Dotační Software 2 Dotační Software 2

Open-source nástroj pro obce, městské části a dotační úřady, umožňující příjem, zpracování a správu žádostí o dotace

  • Odeslání žádostí datovou schránkou
  • Rychlejší vypisování dotačních výzev
  • Proces se přizpůsobí vašim požadavkům
  • Příjem a kontrola vyúčtování dotace
  • Automatická publikace otevřených dat
  • Sjednocení formy přijatých žádostí

O projektu

Cílem projektu je nabídnout zdarma všem obcím a městským částem v ČR pohodlný nástroj pro správu dotačních programů, příjem žádostí, jejich zpracování, kontrolu, hodnocení a následně i ohlášení akcí, vyúčtování a zveřejnění udělené podpory v otevřených datech

Zásadní myšlenkou projektu je zbavit obec závislosti na IT poskytovatelích, tak aby si provoz i kompletní nastavení dotačního portálu mohla obec zařídit sama. To se týká především možnosti vytvořit si vlastní formuláře dotací (definovat jednotlivé položky formuláře) a spravovat si jak uživatelské účty zaměstnanců dotačního úřadu, tak účty žadatelů. Taktéž i vývoj na míru lze jednoduše poptat/soutěžit, nevnucujeme vám žádný vendor-lock

Proto je projekt poskytnut ve formě open-source software vč. dokumentace pro instalaci a nastavení, tak aby jedinou otázkou k řešení, zůstalo zda si obec bude software provozovat sama, nebo zda bude soutěžit dodání provozní a uživatelské podpory

Projekt je aktuálně využíván nebo testován v několika městských částech Prahy a dalších obcích v ČR a jeho vývoj a podporu zajišťují Otevřená Města. Jednotlivé funkce dotačního software jsou realizovány na základě požadavků a jejich implementace se typicky provádí tak, aby byla funkce poskytnuta všem obcím.

Projekt je v aktivním vývoji a ne všechny funkce jsou již hotové, aktuální stav lze vždy zjistit na této stránce, nebo v úkolech u zdrojového kódu

Jak si software vyzkoušet?

1
Napište nám na e-mail dsw2@otevrenamesta.cz požádejte o svůj vlastní portál ZDARMA
2
Vyzkoušejte si administraci dotačního portálu, vytvoření formulářů, vyplnění a odeslání žádosti o dotaci
3
Rozhodněte se dle Ceníku jak chcete software provozovat
Při testování vám samozřejmě poskytneme pomoc s nastavením a zodpovíme všechny otázky, abyste mohli udělat informované rozhodnutí

Dotační proces

Abyste si mohli udělat představu, které všechny úkony s Dotačním Software lze provádět, zde je stručný popis dotačního procesu, jak jej implementujeme

Krok v dotačním procesu Povinný? Kompetence (Role / Tým) Popis
Přijetí žádosti Povinný Tým: Formální Kontrola Přijetí může proběhnout úplně elektronicky nebo listinnou formou
Formální kontrola Povinný Tým: Formální Kontrola Každá elektronicky přijatá žádost musí být schválena formální kontrolou, případně může být žádost vrácena žadateli k opravě a v nejhorším případě vyřazena z dalšího zpracování. U listinných podání žádostí se předpokládá kontrola před elektronickou evidencí.
Hodnocení žádosti Nepovinný Tým: Hodnocení Žádostí Pokud chcete, můžete v jednotlivých programech žádosti hodnotit dle stanovených bodových kritérií, výsledek hodnocení pak může být podkladem pro další jednání dotačních orgánů
Návrh změny výše nebo účelu dotace Nepovinný Tým: Návrh výše dotace V procesu zpracování lze provést návrhy na změnu výše podpory nebo účelu
Uzavření a finalizace žádostí Nepovinný Role: Správce dotací Před jednáním statutárních orgánů (rada, zastupitelstvo, ...) je možné ukončit hodnocení a návrhy změn výše nebo účelu (typicky provádí komise/výbory)
Nastavení výsledného stavu Povinný Tým: Schválení výše dotace Po jednání statutárních orgánů je třeba provést evidenci výsledku jednání, zaslat vyrozumění o poskytnutí/neposkytnutí podpory a případně vyzvat žadatele k podpisu smlouvy
Zvěřejnění smlouvy a vyplacení podpory Povinný Tým: Nastavení výsledného stavu žádosti / Role: Ekonom Pro každou žádost je třeba s žadatelem uzavřít příslušnou smlouvu o veřejnoprávní podpoře a tuto zveřejnit v registru smluv. Portál umožňuje evidovat i situace kdy smlouva podepsána být nemůže, provést hlášení podpory de minimis a případně vyplatit i jen část schválené podpory (víceleté dotace)
Ohlášení činnosti / akce / díla Nepovinný Žadatel Pokud vyžadujete od úspěšných žadatelů, aby vás informovali o průběhu čerpání (uspořádání akce, dokočení díla, naplánované činnosti), toto mohou žadatelé provést přímo v dotačním portálu
Vyúčtování dotace Povinný Žadatel / Role: Ekonom Vyúčtování dotace je nezbytné, portál umožňuje žadateli podat vyúčtování (jednotlivé položky) a tyto doložit příslušnými doklady (výpis z BÚ, faktura, smlouva, pokladní doklad). Ekonom dotační organizace pak může vyúčtování akceptovat, nebo jej vrátit k doplnění/opravě žadateli.
Veřejnoprávní kontrola Nepovinný Role: Ekonom Skrze portál lze také evidovat situace kdy došlo k porušení veřejnoprávní smlouvy a musí být vrácena část nebo celá částka dotace a evidovat probíhající správní/trestní/soudní řízení.
Zveřejnění udělené podpory Povinný Role: Ekonom Dle zákonných povinností, portál automaticky zveřejní po ukončení procesu žádosti, identifikaci úspěšného žadatele, částku podpory, účel a hodnocení a část vyúčtování (závěrečnou zprávu a seznam uznaných nákladových položek) ve formátu otevřených dat

Funkce

existující, vyvíjené i plánované

Funkce Stav Další informace
Správa struktury dotačního fondu Dokončeno Lze definovat jednotlivé dotační fondy, oblasti podpory, programy a pod-programy (účely)
Tvorba vlastních formulářů Dokončeno Lze definovat neomezené množství formulářů, jejich položek, pořadí položek, konkrétní typ (číslo, datum, krátký/dlouhý text, výběr z možností, ...)
Správa uživatelské nápovědy Dokončeno Lze vytvořit vlastní kategorie a stránky nápovědy
Sdílení uživatelských účtů Dokončeno Lze sdílet svůj účet s jinými uživateli, aby tito mohli pomoci s vyplněním žádostí. Žádost však stále může odeslat nebo smazat jen vlastník
Odeslání žádosti datovou schránkou Dokončeno Uživatel může po úspěšném vyplnění žádosti, tuto odeslat datovou schránkou
Písemné podání žádosti Dokončeno Pokud nechcete od žadatele vyžadovat vlastnictví datové schránky, lze žádost označit za přijatou, pokud vám ji dodá v papírové podobě
Správa struktury dotačního úřadu Dokončeno Podle toho, jak vaše organizace zpracovává žádosti o dotace, lze definovat jednotlivé týmy (komise, výbory, pracovní skupiny, tajemníky, ...) a jejich kompetence
Kompletní správa textového obsahu Dokončeno V administračním rozhraní lze upravit jednotlivé textové položky (překlady) tak aby odpovídaly vašim požadavkům
Hodnocení / Hodnotící kritéria Dokončeno Lze definovat jednotlivá hodnotící kritéria a umožnit hodnocení žádostí, bodovou nebo textovou formou, kritéria jsou pak aplikována na příslušné programy/pod-programy
Uzávěrka hodnocení Dokočeno Pokud používáte hodnotící kritéria, můžete určit datum do kterého, v daném programu, mohou hodnotitelé udělovat svá hodnocení
Vytváření výzev k podání žádostí Dokončeno Portál umožňuje vytvořit neomezené množství výzev k podání žádostí o dotaci, s určením období, kdy lze žádosti odeslat a v jakých oblastech/programech lze žádat
Správa historie žadatelů Dokončeno Pokud máte již informace o poskytnuté podpoře v minulých letech, můžete ručně nebo hromadně importovat udělenou podporu, například z evidenčních Excel tabulek
Nastavení vlastního e-mailového serveru Dokončeno Jak v režimu SaaS tak On-Premise, se vám může hodit konfigurace externího e-mailového serveru, abyste měli kontrolu nad e-mailovou komunikací s žadateli
Nastavení Datové Schránky Dokončeno Pokud chcete umožnit nebo vyžadovat podání přes datovou schránku, jednoduše si v administračním rozhraní nastavíte certifikát pro Odesílací Bránu / Autentizační službu, systému ISDS
Sociální služby - formuláře Dokončeno Pro financování sociálních služeb jsou vyžadovány složitější / strukturované formuláře, které jsou poskytnuty samostatně od základního typu formuláře s uživatelsky definovatelnými položkami.
Aktuálně je hotovo 5 formulářů, konkrétně
  • "Pesonální zajištění služby (informace o zaměstnancích)"
  • "Kapacita služby (pobytové a ostatní)"
  • "Finanční rozvaha k zajištění služby (projektu)"
  • "Rozpočet poskytované služby podle nákladových položek"
  • Počet uživatelů sociální služby s bydlištěm ve správním obvodě
Pokud byste potřebovali přidat další, stačí jen požádat, typicky je hotovo do 1 pracovního dne
Integrace se spisovou službou (NSESSS) 10% Aktuálně probíhá vývoj integrace se spisovými službami, pomocí rozhraní NSESSS (Národního Standardu pro Elektronické Systémy Spisové Služby)
Vývoj by měl být dokončen do konce 10/2020 a umožnit vkládání žádostí, příloh a vyúčtování přímo do vaší spisové služby. viz. Požadavek #3
Postupné vyplácení víceletých dotací 50% Pokud poskytujete víceletou podporu, tak bude systém brzy podporovat možnost vyplatit jen část dotace vždy po akceptaci vyúčtování za předchozí období. viz. Požadavek #23
Hlášení podpory de minimis 25% Pokud poskytujete podporu v režimu de minimis, po schválení žádosti a podpisu smlouvy, bude možné přímo z dotačního portálu provést ohlášení do RDM (Registr podpor de mimimis). viz. Požadavek #21
Vyrozumění o (ne)poskytnutí dotace 0% Portál by měl umět podle uživatelsky definovaného vzoru generovat vyrozumění o (ne)poskytnutí veřejné podpory, z informací obsažených v portálu, vč. informací o dosaženém bodovém/slovním hodnocení
Příprava smlouvy o veřejnoprávní podpoře 0% Portál by měl umět taktéž před-připravit smlouvu o veřejnoprávní podpoře a tuto vložit do spisové služby nebo poskytnout ke stažení ve formátu Word (doc/docx/odt)
Rozdělení kompetencí ekonomického oddělení 0% Aktuálně existuje jen jedna role ekonoma, která může kontrolovat podaná vyúčtování a provádět veřejnoprávní kontrolu nad žadateli. V budoucnu by mělo být možné kompetenci určit jen nad jednotlivou oblastí podpory / dotačním programem
Dokumentace instalační / provozní 100% Součástí zdrojového kódu je i dokumentace k instalaci, spuštění a nastavení dotačního portálu, takže by to měl zvládnout téměř kdokoli. viz. složka docs/
Dokumentace uživatelská (pro žadatele) 90% Vzor obecného zacházení s dotačním portálem pro žadatele lze vidět například zde, u Prahy 3, pracujeme na tom aby byla obecná nápověda pro žadatele dostupná již při spuštění portálu, zatím si ji však musíte sami vytvořit při nastavení portálu.
Dokumentace administrátorská 10% Zatím není poskytnuta témeř žádná dokumentace k nastavení dotačních fondů, formulářů, výzev a dalších, toto bude brzy napraveno. Dokumentace je v portálu dostupná, i bez přihlášení, na adrese /admin/docs

Ceník

Cena za používání / podporu při využívání projektu se odvíjí především od toho, zda je daná obec / městská část, členem spolku Otevřených Měst či nikoliv.

Pokud vás zajímá členství, podmínky a případně další výhody, více informací naleznete zde: https://otevrenamesta.cz/clenstvi/

Nákladová položka Pro členy Otevřených Měst Ostatní obce a organizace
Provoz v cloudu Otevřených Měst (SaaS)
  • provoz a podporu zajišťují Otevřená Města na vlastní IT infrastruktuře
  • Zahrnuje běžnou podporu v pracovní dny (8/5)
  • Zahrnuje školení pro správce dotačního fondu
  • Zahrnuje asistenci s prvním nastavením dotačního portálu a technických parametrů
  • Zdarma je samozřejmě oprava všech funkčních chyb i drobný vývoj
Zdarma
Výše daňových příjmu obce (Kč/rok) Cena za Dotační Software (rok)
do 200 mil. 12.600 Kč
do 400 mil. 25.200 Kč
do 600 mil. 37.800 Kč
do 800 mil. 50.400 Kč
do 1000 mil. 63.000 Kč
nad 1000 mil. 75.600 Kč
Provoz na vašem serveru (On-Premise)
  • Dotační software bude provozován na vaší IT infrastruktuře
  • Zahrnuje běžnou podporu v pracovní dny (8/5)
  • Zahrnuje školení pro správce dotačního fondu
  • Zahrnuje asistenci s prvním nastavením dotačního portálu a technických parametrů
  • Zdarma je samozřejmě oprava všech funkčních chyb i drobný vývoj
Kompletní Dotační Software si můžete zdarma stáhnout na stránkách Gitlab

Pokud si software nedokážete spustit sami, nebo nemáte potřebné kapacity, můžete se obrátit na Otevřená Města a požádat nás o zajištění provozu a/nebo uživatelské podpory.

Cenu bohužel nelze stanovit předem, kontaktujte nás prosím na e-mailu dsw2@otevrenamesta.cz
Nebo můžete požádat svého stávajícího poskytovatele/dodavatele webových stránek, provoz projektu je velmi jednoduchý a nevyžaduje žádné speciální počítače, servery nebo licence.
Vývoj na míru

Například vývoj formulářů na míru, nebo integrace s produkty třetí strany, například spisovou službou, ekonomickým software, IdM a další

Menší úpravy dle hodinové náročnosti s cenou 1000 Kč/hodina

Pro velké úpravy stanovíme, pokud to bude možné, fixní projektovou cenu

Partneři projektu

Uvedené jsou městské části a obce, které již využívají nebo aktuálně testují využití Dotačního Software, a organizace, které se podílejí na vývoji nebo propagaci projektu.