První kroky v novém dotačním portálu

Kroky zde uvedené je třeba provést v daném pořadí, jinak není možné některé kroky provést.
Například lze vytvořit formulář bez dotačního programu, ale ne program bez oblasti podpory nebo dotačního fondu.
Stejně tak nelze vytvořit žádost o podporu, bez vytvořeného programu, ale formuláře v programu vyžadované můžete upravit kdykoli

  1. Nastavit základní informace o organizaci v Administrátor > Správa organizací
    Především pak
    • v sekci "Základní nastavení organizace", kde lze vypnout registraci / přihlašování uživatel
    • v sekci "Nastavení dotačního procesu", která určuje základní předpoklady o průběhu procesu podání a vyřízení žádostí
    • v sekci "Technické údaje" a "Nastavení e-mailů" lze portál spojit s Datovou Schránkou, vlastním e-mailovým serverem a přidat logo dotačního portálu
  2. Vytvořit dotační fond
  3. Vytvořit oblast(i) podpory
  4. Vytvořit alespoň 1 program, ve kterém poskytujete podporu
  5. Vytvořit 1 formulář, který budete vyžadovat od žadatelů vyplnit, při podání žádosti
  6. Vytvořit výzvu k podání žádostí o dotace, abyste si mohli proces otestovat
  7. Vytvořit žádost ve vytvořeném programu, a otestovat jak probíhá proces vyplnění

Práce s uživateli

Dotační portál všem registrovaným uživatelům, dovoluje vytvářet žádosti o dotace a spravovat vlastní uživatelský účet, tj.
  • upravovat svoji identitu
  • spravovat historii přijaté veřejné podpory
  • sdílet svůj účet s dalšími uživateli
Nad rámec těchto, lze uživatelům přiřadit mimořádná oprávnění, a to ve dvou kategoriích, viz. níže
  1. Role: Oprávnění ke správě části nebo celého dotačního portálu
  2. Týmy: Tedy příslušnost k jedné nebo více skupinám / organizačním jednotkám dotačního úřadu

Pro správce portálu je pak důležité, že mohou vstoupit do jiného registrovaného uživatele, jako forma uživatelské podpory. Toto samozřejmě může provést jen oprávněná role.

Žádná role nebo tým v systému, nemůže přímo upravovat podané žádosti, to může vždy jen uživatel.
Vyjímku tvoří Správce dotačního portálu a Správce uživatel, který může upravit žádost před jejím podáním, ne však už ve chvíli, kdy je žádost odeslána (elektronicky nebo papírově).

Po úpravě rolí nebo týmů daného uživatele, se musí daný uživatel odhlásit a znovu přihlásit, aby se změny projevily.

Uživatelské role

Systém obsahuje několik málo rolí, pro základní rozdělení kompetencí.

Pouze Správce dotačního portálu nebo Správce uživatel může jiným uživatelům udělovat/odebírat role nebo upravovat jejich členství v týmech.

Název role Popis kompetencí
Správce Dotačního Portálu
  • Má kompletní kontrolu nad dotačním portálem
  • Může provádět vše co dělají ostatní role
  • Pokud není členem konkrétního týmu, nevidí týmové rozhraní a nemůže zasahovat do zpracování podaných žádostí (oprávnění si ale může sám přidat)
Správce Uživatel
  • Může zvát do portálu další uživatele
  • Může uživatelům přidělovat role, kromě role správce dotačního portálu
  • Může se přihlásit za jiného uživatele (z detailu uživatele funkcí "Vstoupit do uživatele")
  • Může spravovat jen uživatele, kteří se někdy přihlásili v aktuálním dotačním portálu (případně uživatele, které do portálu pozval)
  • Může spravovat týmy a uživatele do týmů zařazovat nebo je z nich odebírat
Správce dotací
  • Může spravovat Fondy, Oblasti podpory a Programy/Pod-programy
  • Může spravovat Hodnotící kritéria, a jejich zařazení
  • Může spravovat formuláře a jejich podobu/nastavení
  • Může spravovat výzvy k podání žádostí o dotaci
  • Může vytvořit dotační žádost ve výzvě, která je nastavena jako neaktivní (při testování)
Správce historie žadatelů
  • Spravuje jen sekci Historie žadatelů, tj. seznam identit historických žadatelů a jejich žádostí
  • Sekce "historie žadatelů" je nezávislá na historii žádostí podaných v dotačním software, slouží k importu dat o žadatelích, které organizace shromáždila v předchozích letech, kdy dotační proces prováděla papírově nebo v jiném elektronickém systému
Správce Wiki / Podpory
  • Může jen spravovat kategorie a jednotlivé stránky uživatelské podpory, které jsou dostupné pod tlačítkem "Nápověda" vpravo v horním navigačním menu
Ekonom
  • Vykonává veřejnoprávní ekonomickou kontrolu nad dotačním portálem
  • V Dotačním Procesu od fáze "Zvěřejnění smlouvy a vyplacení podpory" včetně, dohlíží nad plněním podmínek veřejnoprávní smlouvy
  • Eviduje že byla vyplacena podpora (a výše, tj. zda bylo vyplaceno 100% nebo méně, dle příslušné smlouvy)
  • Kontroluje podaná vyúčtování udělené podpory a případně s žadateli elektronicky řeší nápravu
  • V případě že je povoleno papírové podání žádosti, může pro účely evidence a zveřejnění otevřených dat, manuálně evidovat fyzicky přijatá vyúčtování a závěrečnou zprávu

Týmy / Struktura dotačního úřadu

Týmy, také "organizační jednotky dotačního úřadu", jsou způsobem, jak rozdělit a organizovat práci zaměstnanců dotačního úřadu, při zpracování podaných žádostí

Narozdíl od rolí, které jsou statické v rámci Dotačního Software, týmy jsou zcela v kompetenci dotačního úřadu.
Typicky slouží k určení jednotek, jako jsou komise a výbory, příslušnost k odborům které poskytují dotace nebo nad dotačním procesem dohlíží.

Členství v týmu uživateli samo o sobě nedává žádné pravomoci, je nutné, aby týmu byly přiřazeny kompetence v konkrétním dotačním programu nebo pod-programu. Vjímkou je náhled na historii žadatelů (výsledek správy v sekci "Historie žadatelů"), každý člen týmu, může vidět historii žadatelů a žádostí, které úřad zpracoval v předchozích letech.

Tým může být zodpovědný za jednu nebo více činností, které jsou spojené s procesem zpracování podaných žádostí, činnosti (kompetence) musí být rozděleny v každém dotačním programu a jsou rozdělené následovně

Kompetence týmu Povolené úkony
Formální kontrola
  • Manuální označení žádosti úspěšně vyplněné, jako "odeslané" (pokud v nastavení organizace je povoleno)
  • Označení žádosti jako formálně správné, nebo zamínuté
  • Pokud je žádost zamítnuta, žadateli udělí termín do kterého musí náležitosti opravit a datum, pokud žadatel do daného data žádost neupraví a znovu neodešlě (neprovede papírové podání na úřadu), žádost je automaticky nastavena do stavu "zamítnuto formální kontrolou"
  • Formální kontrola nemůže žádosti upravovat, jen je prohlížet a případně posouvat do dalších stavů v rámci Dotačního procesu
Návrh výše dotace
  • U žádosti může upravit návrh na výši poskytnuté podpory a popis účelu, na který je dotace poskytnuta
Hodnocení dotace
  • Pokud má daný dotační program určena hodnotící kritéria, může člen týmu provést své osobní hodnocení, které se pak stane součástí průměru hodnocení
  • Člen týmu nevidí hodnocení ostatních hodnotitelů nebo výsledný průměr, dokud není žádost vč. hodnocení a popisu účelu schválena
  • Součástí hodnocení je i textová poznámka, kterou si hodnotitel může vyplnit pro svoji vlastní potřebu, a která není součástí dalšího dotačního procesu. To se může hodit, pokud hodnocení uděluje dlouho před zasedáním kompetentního výboru/komise
Schválení výše dotace
  • U žádosti může upravit finální návrh na výši poskytnuté podpory a popis účelu a dosažené hodnocení, na který je dotace poskytnuta
  • Pokud jsou v daném programu určena hodnotící kritéria, vidí výsledný průměr hodnocení žádosti, ne však jednotlivá hodnocení nebo kdo hodnocení provedl, pouze počet započtených hodnocení a průměr dosažený v jednotlivých kritériích
  • Schvalovatel, typicky předseda nebo tajemník komise/výboru, pak může určit hodnocení odlišné od toho, které je výsledkem zpracování jednotlivých hodnotitelů, jelikož závazné pro další proces je typicky usnesení takového výboru/komise, ne jednotlivá hodnocení, předcházející jednání
Nastavení výsledného stavu žádosti
  • Poté co je žádost schválena a je pro ni schválena navržená podpora, slovní formulace účelu (pokud byla určena) a bodové hodnocení, je žádost typicky schválena statutárními orgány (rada, zastupitelstvo, ...), výsledek jednání odpovědného (statutárního) orgánu pak člen tohoto týmu zanese zpět do dotačního software
  • Může dotaci nastavit do stavu "Připraveno k podpisu smlouvy", případně žádost uzavřít, pokud podpora nebyla schválena
  • Může dotaci nastavit do stavu "Smlouva podepsána, připraveno k vyplacení", případně žádost uzavřít, pokud žadatel odmítl nebo nebyl schopen smlouvu o veřejné podpoře podepsat (například pro nesplnění jiných formálních podmínek dotačního procesu)
  • Může ohlásit udělení podpory do Registru de minimis, tj. registru veřejné podpory malého rozsahu, který provozuje Ministerstvo Zemědělství. Tento krok pak může udělat i uživatel s rolí "Ekonom", čímž daná žádost přechází do kompetence Ekonomů, kteří dotační proces vedou dále až k vypořádání, ukončení dané žádosti a zveřejnění v otevřených datech

Stejně jako u Rolí, pokud se změní zařazení uživatele, musí se uživatel odhlásit a znovu přihlásit, aby se změny projevily